Här nedan kommer slutligen några tips kring avtal, försäkringar och andra saker man bör ha i åtanke när man arrangerar ett evenemang.

Avtal

Tänk på att alltid skriva avtal på överenskommelser med samarbetspartners, artister med flera, för att undvika att oenigheter och konflikter uppstår. Det är många som bistår till att skapa ett bra arrangemang. Det kan behövas skriftliga avtal med parter som bidrar till evenemanget. Det kan handla om underleverantörer av mat, artister, infrastruktur eller annat vitalt innehåll för själva genomförandet. Granska villkoren så att de passar dina förutsättningar och önskemål.

Försäkringar

Arrangören bör förhandla med ett försäkringsbolag om lämpligt försäkringsskydd för personal, besökare och materiel. Se till att ge försäkringsbolaget en god beskrivning av evenemanget och för sedan en dialog med bolaget så att ni får rätt försäkringsskydd. Dialogen bör dokumenteras i ett försäkringsbrev.

• Finns ansvarsförsäkring för personal/ledare/funktionär?
• Finns lokal/anläggningsförsäkring?
• Gäller försäkring även uthyrning av lokal/anläggning?
  

Ska du spela musik - licens från Stim

När du arrangerar konserter, festivaler eller mindre spelningar med livemusik behöver du en musiklicens från Stim. Avgiften för konserter är relaterad till evenemangets biljettpris och du betalar en avgift per besökare. För mer info; www.stim.se eller telefon 08-783 88 00. Tänk på att man även behöver Stim-licens för uppspelning genom Spotify. Kom ihåg att du behöver Spotifys tjänst för företag, Spotify Business, när du har en verksamhet. Stim-licens ingår inte i avtalet med Spotify.

Dokumentation

Ett tips är att alltid fotografera vid ditt evenemang, då finns det bra bilder inför framtida arrangemang.

Värdskap

Om arrangörer och funktionärer har ett gott värdskap bidrar det till en god evenemangsupplevelse hos besökaren. Turistrådet Västsverige tillhandahåller en digital värdskapsutbildning genom kursverktyget kurskoll.nu. Utbildningen sker via internet och tar cirka 1 timma. Utbildningen är gratis och distribueras via den lokala turistorganisationen.

Mer information om värdskapsutbildningen hittar du här! Länk till annan webbplats, öppnas i nytt fönster.